企业法律风险防控之合同风险管理

合同管理的发展趋势与整个企业的发展趋势是一致的。企业究竟设置什么样的管理部门、采取何种组织形式实施合同管理，需要考虑企业生产规模的大小、业务往来的多少以及管理人员的素质等诸多因素。就大中型企业而言，应设置法律顾问部门作为企业合同管理的常设管理机构，实行企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理相结合的管理模式。

 

“阵而后战，兵法之常。”设置合同管理机构是进行科学的合同管理的前提，是建立合同管理的职能部门、构建合同管理的基本框架和明确合同管理的权责配置的基础，直接影响合同管理的科学化、精细化和高效化。

 

一、总法律顾问制度

 

总法律顾问是具有法律顾问资格和丰富企业经营管理经验的企业内部高级管理人员，直接对企业经营者负责，职责是参与企业重大经营决策，并依法提出意见，以保证企业依法经营、维护企业和股东的合法权益。针对企业对重大决策、重要生产经营活动的法律论证和审核把关不够严格的实际情况，目前许多国有大中型企业已经将总法律顾问制度纳入了企业经营管理的全过程，以加强法律风险防范机制建设，有效发挥企业总法律顾问的法律风险把关作用。

 

2002年7月，国家经济贸易委员会、中共中央组织部、中共中央企业工作委员会、中共中央金融工作委员会、人事部、司法部、国务院法制办公室联合发布了《关于在国家重点企业开展企业总法律顾问制度试点工作的指导意见》（以下简称《指导意见》），对于在部分中央企业和部分国家重点企业中开展总法律顾问制度试点工作的具体实施作出了规定。

 

按照《指导意见》的规定，企业总法律顾问应具备一定任职条件：第一，在专业知识方面，要求企业总法律顾问具有大学本科以上学历，并经过正规法律专业培训，具有较高的法律素质和政策水平。第二，在任职经验方面，要求企业总法律顾问具有企业中层及以上管理岗位3年以上的任职经验，熟悉企业经营管理，具有较强的组织协调能力。第三，在专业资质方面，具有企业法律顾问执业资格，并担任过企业法律事务部门负责人或者分管企业法律事务工作。

 

同时，《指导意见》还规定企业总法律顾问负有以下职责：

 

1.协助企业负责人正确贯彻执行国家法律法规，组织起草或负责审查本企业的重要规章制度；

2.直接参与企业重大经营决策，依法提出法律意见；

3.在主持或参加企业重大经济活动中，负责有关法律业务的处理工作；

4.负责企业法律机构的管理工作，组织做好企业日常合同管理、招投标、知识产权管理、工商事务、仲裁诉讼等方面的法律事务工作；

5.组织实施本企业法律顾问的培训、考核，参与推荐下级单位法律事务机构负责人；

6.对本企业其他部门违反法律法规的行为提出纠正意见，负责或协助有关部门予以整改。

 

在许多企业的实践中有许多可供借鉴的宝贵经验，根据对这些经验的总结，企业可以在如下几个方面对总法律顾问的工作进行配合：首先，企业应当将总法律顾问法律把关职权在规章制度和工作流程中予以明确规定，为总法律顾问工作的开展提供制度保障。其次，将总法律顾问参与企业经营活动的形式细化为制度修编、改制审批、项目审批、资产处置、合同审核等企业经营管理的各个方面，将总法律顾问制度工作融入到企业生产经营的每一个环节中。最后，维护企业法律总顾问对决策事项发表独立法律意见的权利，同时让企业总法律顾问的专业意见以更直观的方式参与到企业的经营决策过程中，比如在企业重大经营决策流程中专门增设总法律顾问意见栏。

 

二、法务部门

 

法务部门是企业内部的一个重要职能部门，一般由具有专业法律知识的律师或法律专家组成，它肩负着确保公司守法经营，依法维护公司合法权益，处理公司在生产经营过程中发生的各种法律问题的重大使命。

 

企业是现代市场经济活动中最活跃的经济主体。为顺应市场经济的发展和处理法律事务的需要，目前很多企业都成立了专门的法务部或者法律部。规模较小的企业因法律事务较少，往往是法务与人事或与行政部门合二为一，这样更有利于节约成本以及人员安排。大公司往往都有独立的法务部，便于专门处理法律事务。设立法务部门是确保企业依法决策的关键，是理顺企业内部各项规章制度的根本保障，是确保企业守法经营的重要前提，是维护企业合法权益的重要手段。

 

法务部门的职能大体可分为两大类：一类是对企业的管理职能，体现在从正面意义上对企业的发展和管理方面；另一类是法律救济职能，体现在纠纷发生以后法务部门的协调、仲裁和诉讼方面。

 

（一）法务部门的管理职能

 

法务部门的管理职能，是指法务部门对企业生产经营过程中的风险管控，在法律许可的范围内最大程度实现企业的战略目标和利益，包括企业决策的合法性分析、合同管理、员工管理及培训，也包括合规性监控，即监督公司在反腐倡廉方面的问题，具体分述如下：

 

1.协助管理层依法决策，为企业的长远规划保驾护航。

 

法务部门的管理职能首先体现在，积极协同企业管理层探讨企业发展的前景与规划，在法律法规许可的范围内，发挥团体的智慧，开放思想，发散思维，对企业的可持续长远发展提出建议。

 

2.建立和完善企业内部的各项规章制度。

 

有秩序才能产出效益，任何一个企业的正常运转都离不开具体的规章制度来约束。正是这样一种约束，才使得企业中的个人、不同部门乃至整个企业的运转有条不紊、秩序井然。

 

现代社会是一个法治的社会，对企业的各个部门、每个员工的约束，无论是指引还是处罚，都应该建立在成文的规章制度基础上，只有合理的、合法的规章制度才能经得起政府部门的监督检查，才能经得起时间的检验。因此，企业法务部门的重要职能就是在合法的框架内，逐步建立、健全和完善企业的各项规章和管理制度。

 

3.参与合同谈判，妥善管理合同文件。

 

为争取和维护企业的合法权益，法务部门应积极参与到公司各部门的谈判中去，及时了解谈判事项、谈判对方基本情况、谈判进程、谈判双方的分歧，制定有利的谈判方案。必要时，法务部门应通过合法的途径对谈判相对方基本情况、资信状况等进行调查，确保了解到对方的真实信息，化解可能存在的商业风险，在法律许可范围内控制风险，实现企业利益的最大化。

 

对于重大的谈判，法务部门应当主导确定谈判方案，并就谈判有关事项与相关部门进行沟通，提前取得共识或确定一致的谈判原则，同时应对拟定的谈判方案进行讨论，进行包括但不限于法律方面的可行性论证。必要时，提请相关部门召开工作协调会，对谈判涉及的财务、工程等事项征求各个部门意见，并最终确定谈判的思路和策略。

 

合同谈判的成功并不意味着约定事宜已经到此为止，还必须对双方签订的合同、备忘录、补充协议等予以妥善保管，并及时跟进了解合同的履行情况，以便在双方合作过程中出现纠纷时，可以就双方争议的事实进行验证。合同是规定双方权利义务的最直接的书面材料，是分清各方责任的重要根据。因此，无论是合同评审还是合同的管理都应该谨慎对待，将可能发生的商业风险降到最低。

 

4.开展法律知识的培训，增强各部门人员的法律意识。

 

为增强各部门人员的法律意识，有效防范法律风险，企业法务部门应积极组织对相关人员进行法律知识培训。法律培训应结合业务工作实际，进行案例风险分析和工作思路研讨，解决业务工作中遇到的法律方面的重点、疑点、热点、难点问题；对新颁布或修订的与业务工作有密切联系的法律、法规、规章、政策等，应及时组织相关人员集中学习、培训和探讨，做到对相关内容了然于胸，防范可能发生的风险。

 

5.解答法律咨询，为相关部门日常工作提供建议。

 

法律咨询，是指公司各部门或员工对日常工作中的法律事宜有疑问时向法务部门口头或书面提出询问，法务部门及时以口头或书面答复的活动。一般来说，法律事务咨询主要是业务部门主动向法务部门咨询相关事宜，同时法务部门也可以采取法律事务调查问卷、走访面谈等方式向各个业务部门了解他们所关心的法律事宜，并集中予以解答。

 

（二）法律救济职能

 

企业法务部门的救济职能是指，企业在生产经营过程中与其他民事主体或行政机关发生纠纷或诉讼时，法务部门代表企业参与上述纠纷的调解、仲裁或诉讼活动，并在这些活动中最大限度地维护企业的合法权益。

 

企业在生产经营过程中的纠纷一般有两种：一种是非诉纠纷，即以本企业为一方当事人，对已经发生但尚未进入到诉讼程序的纠纷，采取协商、调解、仲裁、复议等方式解决有关纠纷或争议的法律事务活动，简称非诉纠纷。与之相对的称为诉讼纠纷，是指以企业一方为一方当事人或作为第三人，通过人民法院，采用诉讼方式解决纠纷的法律事务活动。这些诉讼案件包括：民事诉讼案件（包括不服劳动仲裁裁决的诉讼）、行政诉讼案件、刑事及刑事附带民事诉讼案件。

 

对于纠纷的处理，法务部门应及时收集相关材料，分析案情，厘清双方的权利义务，权衡利弊得失，尽量采取协商处理方式，以降低纠纷的处理成本。

《公司法务部的职能及制度建设》。

 

三、企业内部其他合同管理部门

 

企业的合同管理是一项具有全局性的工作，需要动员企业中各个部门、各个环节的力量保证合同管理的顺利有效实施。除总法律顾问和法务部门这些专业处理企业法律事务的部门和人员外，企业的负责人、业务部门和财务部门等其他部门在合同管理中也发挥着不容忽视的作用。

 

（一）企业负责人

 

作为企业的负责人需要有较强的法律意识，重视合同管理工作。企业负责人对合同管理工作的重视能够树立其他部门的合法运营态度，增强企业对待风险的谨慎意识。

 

（二）业务部门

 

由于法务部门仅对相关业务部门的工作提出指导意见和建议而并不直接经手企业的业务，具体事宜的最终落实还是由业务部门人员亲自处理。因此，业务部门不仅是合同的发起部门和具体承办部门，还是对最终决策的商业结果承担责任的部门，在整个合同管理的过程中起着关键的决定性作用。

 

具体而言，业务部门在合同管理中负有如下职责：

 

1.负责根据谈判内容起草本部门业务范围内的合同；

2.负责对对方起草的合同以及营业执照、资质证明等证明文件进行初步审查；

3.负责推行合同的统一标准文本，合同正式签订后送法务部门备案；

4.负责所签合同的履行质量、进度等管理，并按期向法务部门书面通报有关情况，发现问题及时向企业领导书面汇报，并抄送法务部门；

5.合同发生争议时应当及时向企业领导书面汇报，并抄送法务部门，积极参与争议处理，及时提供处理争议的有关证据和依据；

6.协助法务部门、财务部门进行市场调查和资信审查；

7.贯彻落实《合同法》等有关法律法规和本企业内部合同管理的各项规章制度。

 

（三）财务部门

 

许多企业的合同管理工作中，财务部门参与的机会较少，尤其是在前期的合同谈判、签订以及后期的验收结算过程中，财务部门对于合同管理工作缺乏必要的主动参与意识，往往把自己定位为会计核算人员，而并不是合同的监督管理人员。长此以往，财务部门很难对合同进行科学的管理。此外，企业的合同承办部门也没有重视财务部门参与进来的必要性与重要性，一旦合同签订之后，企业要面临的风险将难以有效应对。事实上，财务部门参与到合同管理中来，能够确保企业的经济合同符合国家财经法规的要求，为企业经济合同签订提供准确的经济信息，能够确保企业经济合同的顺利履行与结算等。

 

总的来说，财务部门在合同管理中的具体职能如下：

 

1.结合企业资金计划、项目实施进度等确定合同价款收支时间进度；

2.负责企业财务融资、筹措资金，负责根据合同按时拨付和收取资金；

3.未及时付款、收款造成合同争议时，应当及时向企业领导书面汇报，并抄送法务部门，积极参与争议处理，及时提供处理争议的有关证据和依据；

4.协助法务部门、业务部门进行市场调查、价格调查和资信调查。

 

四、外聘律师

 

从企业利益角度出发，外聘律师相较于企业内部法律人员，有其独特的优势，可以在一定程度上弥补企业内部法务人员的不足。首先，外聘律师一般具有特定的从业经历和丰富的办案经验，熟悉法律事务的办理流程，能为企业提供快速化、专业化、成熟化、系统化的综合法律服务，且外聘律师身后有强大的团队，遇到疑难问题更能集众人之长，群策群力。其次，外聘律师与外部联系紧密，有不同群体、行业的客户资源，可以比较快捷方便地了解社会信息及资源。再次，收费较内部法务人员低，并节省办公资源。最后，因为外聘律师的过失给企业造成损失，律师事务所要承担相关赔偿责任，而且外聘律师有执业风险保险金，可以支付企业的赔偿，保护企业的利益。

 

因此，外聘律师的选择至关重要。企业在选择外聘律师时，应当注意从如下几个方面对其所在的律师事务所进行考察：

 

1.该所的经营业绩，包括办理法律事务的情况；

2.该所的信誉度与声望，对客户委托的项目是否尽心尽力，有无被投诉的记录，是否获得有关部门诚信认证；

3.该所律师的专业结构，是否符合拟委托的法律事务的要求；

4.该所服务费标准，收费是否合理、公道等。

 

内容节选自杨柳新书《企业法律风险防控之合同风险管理》