办公总务管理系统-会议管理制度

办公总务管理系统-会议管理制度

参会要求：

一、要以积极的心态看待会议，在参加会议以前，一定要以积极正面的心态参加，要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会，你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。

二、要有明确的会议目的开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。而不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。

三、精选参加会议的人员会议的参加人员数量要适度，不能太多，在公司中的层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。

四、会前要有议程要在会议之前建立清楚的会议议程，并要在会前发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、本质与架构，使他们能有充分的时间准备相关的资料。

五、会前要做准备参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言内容，还要设想别人可能会提的问题并做准备。

六、公开称赞、私下批评会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。

七、开放心胸，容纳意见会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

八、设定时间，准时开始、准时结束要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。

九、认真做好会议记录一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。

十、事后追踪要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议、决议都能完成。

会议管理要领

一、提高会议成效的要领：

1.要严格遵守会议的开始时间。

2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。

3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。

4.在会议进行中要注意如下事项：

(1)发言内容是否偏离了议题

(2)发言内容是否出于个人的利害

(3)是否全体人员都专心聆听发言

(4)是否发言者过于集中于某些人

(5)是否有从头到尾都没有发言过的人

(6)是否某个人的发言过于冗长

(7)发言的内容是否朝着结论推进

5.应当引导在预定时间内做出结论。

6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。

7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

二、会议禁忌事项

1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以3分钟为限)

2.不可从头到尾沉默到底。

3.不可取用不正确的资料。

4.不要尽谈些期待性的预测。

5.不可做人身攻击。