以案释法：传真合同变白纸 保存原件很重要

2011年2月开始,某科技公司与某机械公司建立了合作,科技公司为机械公司承揽加工成套电控装备、成套司机室。两家公司相隔1000多公里,为了方便起见,双方便在电话中谈好合作事项,后通过传真的方式签订了合同,先由科技公司将盖有公司章印的合同原件传真给机械公司,机械公司收到后加盖公章后传回给科技公司。
然而,在合作期间,双方就产品问题产生了纠纷,机械公司还欠了部分货款。2016年12月,科技公司将机械公司状告到法院,请求判令机械公司立即支付3.56万元货款并支付利息。没想到的是,机械公司表示,双方不存在承揽合同关系,且已经付清货款。
庭审中,科技公司提供了3份产品定做合同传真件。然而,传真件上机械公司的公章、传真日期及传真号都已经模糊不清,难以辨识,科技公司也无法提交其他证据予以佐证。无奈之下,科技公司以需要补充证据为由申请撤回起诉,浙江省台州市三门县人民法院予以准许。
法官庭后表示,如果采用传真形式签订合同,双方应在合同中明确约定合同的签订方式为通过传真方式签订,并注明双方的传真号码、传真先后顺序,以及备注签名或盖章传回以及传真件与原件具有同等法律效力等重要信息。
其次,双方应尽量保留好传真前的原件,以便日后与传真件进行核对。最后,由于某些老式热敏传真机的用纸本身耐久性差的原因,其保存时间往往不长,因此建议采用激光或喷墨式的传真机并及时将传真件扫描保存,防止由于时间关系,传真合同变成白纸一张,导致守约方在纠纷产生时,处于被动地位,甚至承担败诉的风险。